Minissérie de 3 artigos: construindo comunidade, newsletter e CSC.
Bruno Okamoto
21 Min de leitura

Como construir uma estrutura de serviços e fornecedores enxuta e flexível

Meu playbook de como montei uma estrutura de serviço que me permite escalar múltiplas companhias.

Minha visão é clara: quero erguer 4 negócios que vão conectar o ecossistema de Micro-SaaS por trás dos bastidores. Falo mais sobre esse projeto aqui

  1. Mídia (distribuição); 
  2. Infoprodutos (caixa); 
  3. Portfólio de Micro-SaaS (recorrência/equity); 
  4. Fundo de investimento/compra de negócios ($). 

E, no fim do dia, sou uma empresa de 1 funcionário. Eu mesmo. 

Para estruturar esse projeto ambicioso, eu preciso ter pessoas boas por perto, e uma visão muito clara de como todos os negócios e projetos se conectam. 

Sumário

  • Minha estrutura atual de CSC
  • Investimento e time que trabalho
  • Minha meta: trazer pessoas boas no longo prazo
  • Gestão de múltiplos projetos e fornecedores
  • Onde encontro fornecedores
  • Processo seletivo qualitativo
  • Visão de longo prazo
  • Ferramentas para gestão
  • Contingência
  • Exercício prático

Minha estrutura: CSC

CSC = Centro de serviço compartilhado

Chamo essa estrutura de CSC, pois a minha intenção é construir uma estrutura que atenda a mim neste momento e que, futuramente, eu possa ofertar para os membros da minha comunidade escalarem seus negócios.  

Desde o primeiro dia, eu pensei em uma estrutura flexível, e eu sabia que ia demorar um tempo para achar talentos. Mas, eu tenho uma vantagem enorme ao meu favor: minha comunidade. 

Na comunidade de Micro-SaaS, há milhares de empreendedores com os mais diversos níveis de experiências em suas áreas. Esse leque de fundadores me traz uma ampla rede de pessoas qualificadas nas mais diversas especialidades.

Minha visão é simples e objetiva: eu quero trazer os melhores profissionais para perto, sempre jogando o jogo do longo prazo. 

Nos meus negócios passados, eu focava muito em negociar preço. Aprendi, com o tempo, que o segredo não está em negociar preço, mas, em trazer as pessoas boas para perto, custe o que custar. 

Costumo testar muitos serviços de muitos membros da comunidade, e indicar vários clientes. 

Investimento e time

Atualmente, invisto em torno de R$ 15 a R$ 20 mil por mês em serviços, fornecedores e meu salário.

Nesses dois últimos anos, já trabalhei com cerca de 15 a 25 fornecedores diversos (nem todos ativos) no meu CSC. A maioria dos colaboradores que trabalham comigo prestam serviços de forma recorrente. 

Meu braço direito por trás dos bastidores é a Samantha. Alguns já devem conhecê-la. Ela me ajuda principalmente com suporte, eventos, lives, redes sociais e algumas atividades administrativas.  

P.S.: Valeu Samantha! 💪🏾 

Esses são alguns fornecedores fixos com os quais estou trabalhando hoje: 

  1. Editor de vídeo 
  2. Secretária virtual 
  3. Produtor de artes e criativos 
  4. Criador de landingpage 
  5. Agente de marketing – Tráfego pago 
  6. Agente de marketing – SEO 
  7. Criador de automações 
  8. Redator e criador de copy 
  9. Social midia 
  10. Criador de Thumb para Youtube
  11. Dev backend/front end do MGM 

Tenho outros fornecedores, mas esses são os principais e mais recorrentes. Se estiver precisando de algum, já sabe de quem pedir indicação 🙂 

Thumb ANIMAL feito pelo Emanuel que trabalha comigo no meu CSC para meu canal do YouTube.

Estrutura enxuta. Para sempre

Minha estrutura, apesar de pequena e enxuta, acaba sendo um pouco cara, por conta da qualificação da mão de obra que trabalha comigo.  

Para algumas atividades, eu consigo trazer pessoas mais “jr”, como, por exemplo, em um trabalho mais operacional. Mas, na maioria dos casos, eu preciso de pessoas com mais experiência – e eu não digo experiência técnica, mas, experiência de negócios

Meu tempo é muito corrido, e eu não consigo ficar explicando para todo fornecedor exatamente o que ele precisa fazer. Por isso, gosto de trabalhar com pessoas mais experientes que conseguem focar no Job to be done, e não no processo. 

Para ter uma ideia, a gestão dos fornecedores toma em média de 20% a 25% do meu tempo por semana. Acima disso, precisarei de uma nova camada de gestão. 

Por isso, eu tento sempre trabalhar de forma recorrente, criando previsibilidade para meus fornecedores. Recorrência fideliza. E no longo prazo, com a dinâmica funcionando, fica mais fácil fazer a gestão. 

Tenho 3 ou 4 fornecedores que trabalham comigo desde o primeiro dia, há 2 anos e pouco. Outros, ainda, eu trouxe desde a época da minha Startup, com anos de relacionamento construído. 

O desafio de gerir múltiplos fornecedores e projetos: visão estratégica

Quando se tem muitas pessoas envolvidas em muitos projetos, a comunicação e a gestão acabam ficando complexas. O real desafio, a meu ver, não está na gestão, mas, está na visão que você precisa ter de como todos os projetos e áreas se conectam.

Exemplo da minha órbita de negócios e produtos. Não vejo meu ecossistema como linear, vejo como uma órbita em que o foco é sempre aumentar LTV. 

É claro que é importante você ter uma visão dos projetos e das entregas e, certamente, acompanhar tudo isso. Entretanto, esse é o feijão com arroz. O desafio de escalar uma estrutura de serviço enxuta é que, cedo ou tarde, você acabar tendo que lidar com vários fornecedores, na medida em que seu projeto começa a crescer.  

E, sem essa visão estratégica, você se perde no microgerenciamento dos projetos e acaba consumindo todo seu tempo e energia. Por isso, é importante enxergar a fotografia do todo, e entender como os pontos se conectam.  

Quando um projeto atrasa ou precisa ser eliminado, eu sempre tento operá-lo como independente dentro da minha estrutura e, se for necessário, eu o removo por completo por um tempo, até decidir se começo novamente ou se desligo definitivo. 

Por exemplo, no final de maio deste ano, tive que pausar o MGM com R$ 3 mil de MRR, por estar dando muito problema na infraestrutura e, consecutivamente, estar sobrecarregando meu suporte.

Pausando o MGM para reestruturar a infraestrutura do projeto. Esse projeto estava consumindo muito tempo, e precisei pausá-lo. 

Por isso, eu reforço: quanto mais simples for seu sistema, mais fácil será a gestão. Não importa a ferramenta que você usa – quanto mais simples ela for, mais simples será sua vida. Não fique preso às tabelas complexas ou aos fluxos mais lindos. Foque no que você precisa resolver, e não no “como” resolver. 

O microgerenciamento é inevitável, infelizmente.  

Uma lição importante é que sempre vai haver algum projeto que exige um microgerenciamento, e isso pode causar um certo nível de stress.  

Tenha em mente que fazer a gestão de múltiplos negócios, às vezes, pode ser um pouco estressante. Por isso, é preciso tomar cuidado para não ser puxado para o olho do furação. Nesse caso, escolha bem quais fornecedores você precisará acompanhar de perto, e crie sprints e alinhamentos semanais. 

Administrar pessoas, sejam funcionários ou fornecedores, dá muito trabalho – até para as estruturas mais sólidas. Pessoas são imprevisíveis. 

Pequeno desabafo na comunidade sobre stress com o suporte/backend do MGM, e buscando conselho dos membros da comunidade privada. 

Onde encontro meus fornecedores 

95% das minhas contratações vêm do meu network

Eu sempre busco referências dentro da minha comunidade (ou de comunidades que eu participo), principalmente de fundadores e empresários – pessoas que estão no jogo e sabem da importância de ter bons contatos. 

Antigamente, eu costumava contratar por marketplaces, mas a própria comunidade tem me servido super bem. É incrível quanta gente boa tem lá dentro. 

Conheça a Comunidade Privada

Quem é você e qual é o seu momento?

Quando conheço novos empreendedores (fornecedores), eu busco conhecer a pessoa antes de passar algum trabalho para ela. Por WhatsApp ou vídeo, busco entender um pouco das experiências e do seu momento profissional. 

A história das pessoas diz muito sobre elas. Acredito muito nisso. E, particularmente, eu quero contratar pessoas que sabem o que querem, e não somente pela grana. Gosto de estar perto de pessoas que querem crescer e buscam oportunidades.

Então, não se gaste muito tempo avaliando cada detalhe do portfólio do seu fornecedor. Se você gostou da pegada dele, siga em frente sem muita demora.

Meu processo seletivo é sempre o resultado 

Quando contrato um fornecedor, eu sempre ofereço “pequenos projetos/tarefas” para conhecer melhor seu trabalho.  

Por exemplo, eu proponho, já de cara, projetos que podem ser entregues em menos de 1 semana, ou projetos que demandem um baixo investimento. Às vezes, eu peço até serviços pontuais, que podem ser resolvidas em 2-3 horas. 

Eu busco avaliar 3 coisas, principalmente: 

  1. Se o fornecedor entendeu meu problema e o que eu quero resolver; 
  2. Se ele tem autonomia para encontrar os melhores caminhos; 
  3. Se ele tem visão de negócios (ou se posso só contar com o braço dele). 

No meu dia a dia, eu não consigo lidar com fornecedores que me consomem muita energia. Então, é imprescindível que a pessoa entenda para onde quero ir, e ela chegue à solução, de certa forma, sozinha. Quanto melhor/maior for a visão da pessoa de entender aonde quero chegar, mais segurança eu tenho em continuar com ela. 

🧠 Pessoas com boa visão de negócios são pessoas que não limitam suas atividades somente ao que estou pedindo, mas, que buscam entender a operação como um todo.

O jogo é sempre de longo prazo 

Para construir uma relação saudável com meus fornecedores, eu me esforço bastante para trazer uma demanda recorrente, criando uma dinâmica de operação simples.

💡 Um kanban resolve 99,99% da gestão dos projetos.

Eu só trabalho de forma assíncrona e, de preferência, com sprints quinzenais ou mensais. Para projetos pequenos, eu nem marco sprint, e só faço uma comunicação assíncrona por WhatsApp

Faço assim: começo o projeto, combino o serviço, e pergunto quando eu posso contar com a primeira versão no meu e-mail. Exemplo:  

O Vitor Pereira, um membro da minha comunidade privada, é meu fornecedor de automação. Para ele, eu aponto meu problema e o que isso está me causando. Ele me traz a solução em alguns dias, com vários exemplos e testes feitos.  

Para mim, este é o melhor tipo de relação, na qual eu já tenho uma dinâmica de trabalho, confiança e comprometimento de entrega alinhados e em sinergia. 

Como eu sempre opero no longo prazo, eu tento, ao máximo, gerar clientes e negócios para meus fornecedores. Por ter uma certa visibilidade por conta dos meus conteúdos e da comunidade, eu acabo gerando oportunidades para todos que estão próximos a mim. Isso fortalece a relação de confiança com todos os meus fornecedores e, de quebra, me garante a atenção deles. 

Exemplo de kanban com minha redatora e minha social midia (ferramenta: planner da Microsoft). 

🧠 Uma dica: tente sempre ser visual. Use uma ferramenta e faça desenhos para exemplificar visualmente o que você quer ou precisa. Tire printscreens de benchmarks. A diferença de resultado é enorme. 

Toda a minha gestão é no WhatsApp, e não me orgulho disso 

Pois é. Não me orgulho. 

Toda a minha estrutura de contatos, hoje, opera pelo WhatsApp. Não gosto muito disso, porque tudo acaba sendo misturado – meus contatos, alunos, suporte, vendas, consultorias, etc. Se pensar em escala, isso é ruim. 

O lado bom é que consigo centralizar toda a gestão e administrar múltiplos projetos simultaneamente, por um único canal. Isso me traz uma economia de tempo gigantesca, e simplifica a gestão. 

💡 A ferramenta que utilizo para me ajudar com a gestão de todos meus canais é o Crisp. Recomendo demais.

No longo prazo, eu entendo que essa estrutura não se sustenta (nem escala), mas, por enquanto eu faço a gestão da maior parte dos projetos pelo WhatsApp e, para alguns casos, uso Planner (Teams) ou Notion.  

💡 Se eu fosse começar novamente, teria um número dedicado a todos os fornecedores do meu CSC.

Quando dá problema com algum fornecedor

Eu costumo ser cirúrgico nesse sentido.  

Não deu certo, eu tento finalizar o projeto e encerrar a parceria o mais rápido possível. Se existe alguma pendência financeira, eu tento negociar o pagamento sempre pró-rata ao que foi entregue. 

Eu entendo que contratempos acontecem. Por isso, existem alguns fornecedores que eu tendo a ter um plano B para quando explodir algum projeto. 

Eu tento, ao máximo, não entrar muito no operacional do porquê o projeto desviou o caminho. Meu foco é saber se, ainda assim, dá para ser concluído, e quando. Se eu percebo que o fornecedor está me enrolando, eu encerro imediatamente a parceria e paro de recomendar seus serviços. 

Construir uma estrutura sólida de fornecedores requer tempo e paciência e, sem dúvidas, uma parte dos projetos vai dar dor de cabeça, cedo ou tarde. Por isso, o segredo está em sempre trazer gente boa para perto, e ir aos poucos testando os fornecedores. 

No longo prazo, você vai construindo uma estrutura sólida de fornecedores e de networking que consegue estar alinhado ao seu crescimento. Assim, todos crescem juntos. 

Primeiras contratações

Para decidir o que/que serviço contratar ou não, a equação é mais ou menos assim: quais atividades tomam meu tempo, que você não tem disposição para fazer, e que são necessárias para o negócio rodar? 

Secretária virtual: começou me ajudando com todo meu backoffice, como cobrança de clientes, envio de NFs para contabilidade, pagamentos além dos serviços de dia a dia, como compra de passagens, organização de agenda, etc. 

Social midia: distribuição de conteúdo em múltiplas redes. Eu já sabia que iria fazer isso desde o primeiro dia. Considero um investimento em crescimento, mas, sei que, como tudo, o resultado só vem no longo prazo.  

Design de LP: com certeza, sou de longe a pessoa menos qualificada para fazer uma landingpage para meus negócios (rs). 

Consultor de automação: para construir uma fundação de qualquer negócio, você precisa vender. Para vender, você precisa de fluxos e processos. Sem isso, você vira gargalo. Automação é fundamental desde o primeiro dia. 

Planejamento financeiro: controle do caixa e organização de retiradas pessoais/reinvestimento no negócio são essenciais. E eu não sou bom com números. 


Algumas lições aprendidas

  1. Montar uma estrutura de serviços para seu negócio demora de 1 a 2 anos.
    Até você achar um ritmo de trabalho com seus fornecedores, vai bastante tempo. Eu diria que, aproximadamente, 6 a 12 meses.
  2. Pessoas boas não são baratas. A negociação nunca foge muito do preço inicial.
  3. Pessoas baratas não são ruins. Muitas somente não sabem valorizar seu trabalho.
  4. A vida é muito curta para gastar energia brigando com pessoas na internet. Siga em frente, e foque em resolver seu problema.
  5. Construir relacionamento toma tempo. O melhor caminho para acelerar isso é pagar o preço pedido, e ter algum tipo de previsibilidade de trabalho (recorrência).
  6. Demita rápido. Contrate rápido. Não perca tempo com gente ruim, ou elas vão acabar com você e com o seu negócio.
  7. Tenha uma gordura no caixa quando estiver operando com múltiplos fornecedores. Merdas sempre acontecem.
  8. Documente todo o projeto. Tenho tudo documentado desde o primeiro dia. Sem documentação, você não tem controle de nada.
  9. De feedbacks o mais rápido possível. Sempre. E peça feedbacks também. Feedback é a única forma de levar a execução daquilo ao mais próximo do excelente. 

Exercício

Esses dias, em uma mentoria, me passaram alguns exercícios para entender minhas prioridades. Achei bem bacana, e acredito que funcione para qualquer empreendedor que esteja construindo uma estrutura de serviço.

Para onde está indo seu tempo? 

O primeiro ponto é mapear para onde está indo seu tempo. Tem várias formas de fazer isso, pode usar um pomodoro, um contador de tempo, anotar no caderno, etc.

Monte uma matriz de importância

Depois, faço uma análise de todas atividades, e monto uma matriz de importância (sendo: 1) impacta diretamente a receita, ou 2) impacta indiretamente a receita, ou 3) não tem correlação direta com a receita)

Neste exemplo abaixo, eu fiz uma matriz para definir o que é prioridade para meu negócio crescer (que impacta diretamente ou indiretamente no faturamento), e o que é prioridade para mim. Por exemplo, coisas que eu acredito que não geram receita mas são importantes para meu crescimento ou do meu negócio.

Monte uma Matriz de risco

Qual é o risco de delegar uma determinada tarefa? Isso te ajuda a entender a probabilidade de dar merda. Se for maior do que 16, faz sentido manter com você, ou dentro do negócio.

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